OCR 문서변환

1. 문제정의

어떤 문제(반복 작업,비효율)를 해결하려고 하는지, 유사한 케이스가 존재하는지

어떤 문제(반복 작업, 비효율)를 해결하려고 하는가? 사내에서 Google Drive 폴더에 영수증, 계약서, 참고 자료 등의 이미지를 업로드하게 되면, 해당 이미지에서 텍스트를 추출하고 수동으로 내용을 요약하여 공유하는 과정이 반복될 수 있습니다. 이 수동 작업은 매번 시간을 소요하며, 휴먼 에러(오탈자, 누락) 발생 가능성이 높습니다.

1. What (무엇을?)

이미지 형태의 서류 (계약서, 처방전, 영수증, 기타 문서 이미지)의 텍스트 데이터를 추출합니다.

2. Why (왜?)

• 문제점: 사람이 직접 눈으로 문서를 확인하고 손으로 타이핑했던 단순반복 작업은 시간적, 육체적 비효율 및 불필요한 비용을 초래하며 정확도가 낮습니다.
• 목표: #OCR #VLM 기술을 활용하여 이미지 문서의 단순반복 데이터 입력/공유 작업을 완전히 자동화하고, 인적 오류를 제거하는 것을 목표로 합니다.

3. How (어떻게?)

1. 데이터 수집: Google Drive에 분석할 이미지 업로드
2. 데이터 분석: 파일을 다운로드하여 Upstage OCR을 통해 image 데이터를 정돈된 text 데이터(Slack Block Kit JSON)로 변환
3. 실시간 알림: 슬랙 채널에 정돈된 텍스트 파일이 메시지로 즉시 발송

4. Result (결과): 업무 효율성 향상 및 핵심 정보의 실시간 공유 체계 구축

 

 

인풋 데이터 (책 표지 이미지)

 

아웃풋 데이터 (텍스트)

• 1. 정량적 (Quantitative): OCR 분석 및 결과 공유에 드는 수동 작업 시간 (예: 건당 5분)을 0으로 단축. 데이터 즉시 접근성 확보 및 후속 처리 시간 절감.
  2. 정성적 (Qualitative): 이미지 문서 수동 검토 및 텍스트 복사-붙여넣기 과정에서 발생하는 인적 실수 감소 및 데이터 정확도 향상 핵심 정보의 사내 실시간 공유를 통한 협업 속도 개선.
• 유사케이스
  • 영수증 처리: 회계 팀에서 수백 장의 영수증 이미지를 수동으로 입력해야 하는 경우.
  • 고객 피드백 수집: 고객이 수기로 작성한 설문지나 피드백 이미지 파일을 시스템에 입력해야 하는 경우.
  • 연구 문서 관리: 논문, 책 표지 등에서 제목, 저자, 핵심 키워드를 추출하여 DB에 정리해야 하는 경우.
  • 계약서 관리: 임대차계약서, 차량구매 계약서 등 현장 계약서를 전산으로 관리해야 하는 경우

2. 예상 사용자/부서 

핵심 사용자	문서 관리가 필요한 팀의 PM/팀 리더
운영 부서	업로드된 문서를 기반으로 후속 조치를 취해야 하는 사무지원/관리 부서
기타 부서	디자인 시안, 참고 서적 이미지 등을 공유하고 즉시 피드백을 받아야 하는 디자인/개발팀

 

3. 기술 검토

사용할 예정 노드, 외부 API 서비스, 데이터베이스 등 구조스키마

 

주요 사용 노드 (n8n)

• On changes involving a specific folder(Google Drive 트리거): 지정된 Google Drive 폴더에 파일 생성 시 워크플로우를 시작합니다.
• Google Drive (Download): Trigger에서 받은 파일 ID를 사용하여 실제 이미지 파일(바이너리 데이터)을 다운로드합니다.
• Edit Fields: 다운로드된 바이너리 데이터의 필드 이름을 OCR 노드가 인식하도록 정리하고, 채널 정보 등을 설정합니다.
• Upstage Document OCR: 다운로드된 이미지 파일을 분석하여 텍스트를 추출하고 Slack Block Kit 형식의 JSON을 출력합니다.
• Slack: OCR 분석 결과를 Slack 채널에 보기 좋은 메시지(Blocks) 형태로 최종 전송합니다. 

연동 API: Upstage Document OCR API (이미지 OCR 및 구조화된 JSON 데이터 추출

 

데이터베이스: 향후 확장 시 Google Sheets 또는 Airtabl, PostgresSQL 연동 가능

Drive Trigger (메타데이터 수신) 
→ Drive Download (바이너리 데이터 확보) 
→ Edit Fields (바이너리 필드 이름 정돈) 
→ Upstage OCR (분석 및 Slack Block JSON 출력) 
→ Slack (메시지 전송)

 

4. 사용 방법

• 구현 시 준비사항
  1. Google Drive Credential 설정: Google Cloud Console에서 OAuth 2.0 자격 증명 생성 및 권한 범위(Scope) 설정 (/auth/drive 포함).
  2. Slack Credential 설정: Slack App 생성 및 chat:write, files:read 등 필요한 권한 부여 후 n8n에 연동.
  3. Upstage API Key 설정: Upstage OCR 서비스 API Key 발급 후 n8n에 Credential 연동.
• 관리자 (최초 1회 설정):
  1. Drive 감시 폴더 설정: When Image Uploaded to Drive 노드에 감시할 Google Drive 폴더 ID를 정확하게 입력.
  2. Slack 채널 ID 입력: Workflow Configuration 노드 또는 Slack 노드에 결과를 보낼 Slack 채널 ID/이름을 고정값으로 입력.
  3. 워크플로우 활성화: 테스트 완료 후 워크플로우를 Active 상태로 전환.
• 사용자 (임직원):
  1. 파일 업로드: 설정된 Google Drive 감시 폴더에 이미지 파일(JPG, PNG 등)을 업로드합니다. (사용자는 별도의 조작이 필요 없습니다.)
  2. 결과 확인: 업로드 후 수 초 내에 Slack 채널에 OCR 분석 결과 메시지를 확인합니다.

5. 레퍼런스

• n8n 공식 문서: https://docs.n8n.io/integrations/
• n8n 한글 가이드북 : https://wikidocs.net/290920
• 업스테이지 콘솔: https://console.upstage.ai/docs/getting-started
• 구글 관리 콘솔: https://cloud.google.com/cloud-console?hl=ko
• 슬랙 api: https://api.slack.com/

Invoice Processor & Validator with OCR, AI & Google Sheets | n8n workflow template

 

Upstage Console

 

 

n8n Integrations Documentation and Guides | n8n Docs